Guide complet
État des lieux Airbnb : la méthode complète et le modèle gratuit
La checklist ci-dessus dit quoi vérifier. Ce guide explique le reste : ce que dit la loi, ce qu'Airbnb exige réellement pour rembourser un dégât, la méthode pour constituer des preuves qui tiennent, et comment utiliser notre modèle d'état des lieux Airbnb gratuit, en PDF et en Word.
Mis à jour le
L'état des lieux Airbnb est-il obligatoire ?
En France, pour un meublé de tourisme, la réponse officielle est non. La fiche du service public sur la location de vacances entre particuliers indique que faire un état des lieux d'entrée et de sortie « n'est pas obligatoire, mais recommandé ». Ce qui est obligatoire, c'est un contrat écrit et, si le client le demande, un état descriptif du logement.
La même fiche décrit pourtant la façon de bien le faire : en présence du loueur et du client, par écrit, en deux exemplaires, avec un inventaire détaillé du mobilier et des objets. Elle ajoute une mise en garde qui intéresse directement les hôtes : si un état des lieux a été fait à l'entrée mais pas à la sortie, le client peut être considéré comme responsable des dégradations postérieures à son départ. Autrement dit, un état des lieux d'entrée sans constat de sortie se retourne contre vous.
Le Code civil pose aussi une règle générale du louage : sans état des lieux, le locataire est présumé avoir reçu le logement en bon état et doit le rendre tel (article 1731). Cette présomption aide peu en location courte durée. Avec un voyageur différent chaque semaine, la vraie question n'est pas l'état d'origine du logement, mais lequel des séjours a causé le dégât. Seuls deux constats rapprochés, avant et après chaque séjour, permettent d'y répondre.
En pratique
En arrivée autonome, l'état des lieux « contradictoire », c'est-à-dire fait avec le voyageur, est rarement possible. La parade consiste à réaliser le constat d'entrée juste avant l'arrivée, puis à l'envoyer au voyageur le jour même par la messagerie de la plateforme, en l'invitant à signaler sous quelques heures tout ce qui ne correspond pas. Le message daté vaut trace.
Ce qu'Airbnb demande pour rembourser un dégât
Les dommages causés par un voyageur relèvent de la Garantie dommages des hôtes, l'un des volets d'AirCover pour les hôtes. Airbnb précise elle-même que cette garantie n'est ni une assurance ni un service financier : c'est une procédure de remboursement, avec ses délais et ses conditions de preuve. Tout passe par le Centre de résolution.
| Étape | Délai | Ce qu'il faut fournir |
|---|---|---|
| Demande au voyageur via le Centre de résolution | Dans les 14 jours suivant le départ du voyageur responsable | Description du dommage, montant demandé, photos ou vidéos, devis ou reçu |
| Réponse du voyageur | 24 heures | Rien : le voyageur paie, paie en partie ou refuse |
| Intervention d'Airbnb si le voyageur ne paie pas tout | Formulaire de demande complet dans les 30 jours suivant le départ, selon les conditions de la garantie | Preuves du dommage et de son coût, réponses aux questions du support |
Les conditions de la Garantie dommages des hôtes demandent des preuves « légitimes et vérifiables » : photos, vidéos, reçus, documents. Elles précisent que ces preuves ne doivent pas être trafiquées ou falsifiées, y compris par l'intelligence artificielle. Conservez donc toujours les fichiers d'origine, jamais une version retouchée ou recadrée. Les mêmes conditions prévoient que l'hôte coopère à l'examen : présenter ce qui reste de l'objet endommagé, fournir factures et justificatifs.
Airbnb exclut notamment l'usure normale et le ménage associé aux tâches normales de départ, comme la lessive, la vaisselle ou les ordures. C'est là que se jouent beaucoup de refus : un état des lieux qui ne distingue pas une usure attendue d'une vraie dégradation affaiblit tout le dossier. Les délais et conditions peuvent évoluer : relisez les pages officielles au moment de faire une demande.
Faire un état des lieux Airbnb pas à pas
Un bon état des lieux ne se juge pas à sa longueur, mais à sa capacité à être comparé. Tout le travail consiste à rendre l'entrée et la sortie superposables.
Une fois pour toutes : préparer la trame du logement
- Listez les pièces dans un ordre fixe, celui d'une visite naturelle depuis la porte d'entrée.
- Pour chaque pièce, choisissez deux ou trois angles de vue d'ensemble, toujours depuis les mêmes points (un coin, le seuil de la porte).
- Faites l'inventaire chiffré une fois : nombre d'assiettes, de verres, de parures de lit, de serviettes. C'est la quantité « prévue » de référence.
- Notez les défauts déjà présents (rayure, éclat, tache ancienne) avec une photo en gros plan. Ils ne pourront plus être imputés à un voyageur.
- Gardez les factures d'achat des équipements de valeur : elles servent à chiffrer un remplacement.
Avant chaque arrivée
- Photographiez toutes les pièces sous les angles définis, une fois le ménage terminé : c'est l'état réellement remis au voyageur.
- Relevez les compteurs si la consommation est refacturée ou si vous suivez un abus (climatisation, spa).
- Vérifiez les quantités de l'inventaire et le nombre de clés, badges et télécommandes remis.
- Laissez l'horodatage automatique de l'appareil faire foi. Une date écrite à la main sur une photo prouve peu.
Au départ du voyageur
- Faites le constat avant le ménage. Une fois le logement nettoyé, une tache, une odeur ou un objet déplacé ne se prouvent plus.
- Reprenez le même ordre et les mêmes angles qu'à l'entrée, puis ajoutez un gros plan de chaque anomalie avec un repère d'échelle (une main, un mètre ruban).
- Une courte vidéo continue de la pièce complète utilement les photos : elle montre que rien n'a été choisi ou cadré pour tromper.
- Recomptez l'inventaire, relevez les compteurs, récupérez les clés.
- Clôturez le dossier le jour même, tant que le voyageur suivant n'est pas entré dans le logement.
Les métadonnées des photos
La date et souvent la position d'une photo sont enregistrées par le téléphone dans le fichier lui-même. Certaines messageries et réseaux sociaux compressent les images et effacent ces informations au passage. Transférez donc les fichiers originaux (câble, stockage en ligne, outil dédié), pas une capture ni une photo renvoyée par chat. Le guide de l'état des lieux digital détaille cette organisation.
Dégât constaté au départ : que faire dans les 24 heures
- Documentez avant de toucher. Vue d'ensemble, gros plan, vidéo. Ne jetez pas l'objet cassé : les conditions d'Airbnb peuvent vous demander de présenter ce qu'il en reste.
- Comparez avec l'entrée. Retrouvez les photos du même angle avant le séjour. C'est cette paire qui convaincra, pas la photo du dégât seule.
- Écrivez au voyageur par la messagerie Airbnb. Un message factuel et courtois : ce qui a été constaté, quand, avec les photos. Évitez de passer par téléphone ou par une autre messagerie, la trace doit rester sur la plateforme.
- Chiffrez. Devis d'un artisan, facture d'achat d'origine, prix de remplacement d'un modèle équivalent, facture d'un nettoyage exceptionnel.
- Ouvrez la demande dans le Centre de résolution sans attendre la fin du délai de 14 jours : plus le dossier arrive tôt, plus il est cohérent.
- Protégez la réservation suivante. Remplacez ou réparez ce qui gêne le prochain voyageur, en gardant les justificatifs. Si un logement devient inutilisable, signalez-le aussi dans votre demande.
Le plan d'action complet, avec un modèle de message au voyageur et la liste des pièces justificatives, est détaillé dans notre article sur les litiges de caution et les preuves Airbnb. Pour vos réservations directes, hors plateforme, un dépôt de garantie par carte enregistrée évite d'avoir à réclamer après coup : rien n'est débité, sauf en cas de dégât.
Papier, PDF ou application : quel support choisir ?
Il n'y a pas de mauvais support, seulement des supports plus ou moins adaptés au nombre de logements et à la façon dont vous gérez les arrivées.
| Critère | Papier imprimé | PDF ou Word rempli | Application dédiée |
|---|---|---|---|
| Coût | Gratuit | Gratuit | Abonnement payant |
| Mise en place | Immédiate | Immédiate | Paramétrage du logement au départ |
| Lien avec les photos | Références notées à la main | Références ou photos insérées à la main | Photos rattachées à chaque pièce du parcours |
| Date des photos | Celle du téléphone, à transmettre à part | Celle du téléphone, à transmettre à part | Enregistrée avec chaque photo |
| Mêmes angles entrée et sortie | Dépend de la rigueur de chacun | Dépend de la rigueur de chacun | Possible avec un parcours guidé |
| Plusieurs logements ou intervenants | Vite ingérable | Dossiers à classer soi-même | Centralisé, consultable à distance |
| Adapté à | Un logement, remise des clés en main propre | Un ou deux logements, hôte organisé | Arrivées autonomes, conciergeries, équipes de ménage |
Le papier et le PDF restent de très bons outils pour un hôte qui accueille lui-même ses voyageurs : c'est d'ailleurs l'objet du modèle gratuit plus bas. Leur limite apparaît avec le volume. Quand l'état des lieux est fait par l'agent de ménage, sur plusieurs logements, il faut que chaque passage donne le même résultat et que vous puissiez le contrôler à distance.
C'est ce que fait Check Easy : un parcours photo guidé pièce par pièce, une photo de référence affichée en transparence pour reprendre le même angle, l'horodatage et les coordonnées GPS de l'appareil enregistrés avec chaque photo, puis un rapport d'état des lieux automatique exportable en PDF. Check Easy couvre aussi le suivi du ménage, avec des parcours que vos agents ouvrent par un simple lien, sans application à installer. Le fonctionnement complet est décrit sur la page état des lieux en location courte durée, les prix sur la page tarifs.
Conserver les preuves : combien de temps et comment
Pour une demande Airbnb, le dossier doit au minimum rester complet jusqu'à la clôture de la demande. Mais un désaccord peut aller plus loin. En matière civile, le délai de droit commun pour agir en justice est de cinq ans à partir du moment où l'on a connaissance des faits (article 2224 du Code civil). Garder les états des lieux le temps qu'un recours reste possible est une précaution raisonnable, surtout pour les séjours qui ont posé problème.
- Un dossier par réservation, nommé de façon constante : date d'arrivée, logement, nom du voyageur ou numéro de réservation.
- Les fichiers originaux, avec leurs métadonnées, plutôt que des copies compressées.
- Une sauvegarde hors du téléphone : un téléphone perdu ne doit pas emporter vos preuves.
- Les échanges avec le voyageur, captures datées des messages importants en plus de la messagerie de la plateforme.
- Le minimum de données personnelles : photographiez le logement, pas les voyageurs ni leurs affaires personnelles.
Modèle d'état des lieux Airbnb gratuit à télécharger
Nous avons mis en forme la trame décrite dans ce guide dans un modèle prêt à imprimer, en A4. Il suit l'ordre d'un vrai passage dans le logement et prévoit, pour chaque ligne, l'état à l'entrée, l'état à la sortie, vos observations et la référence de la photo correspondante.
Modèle d'état des lieux d'entrée et de sortie
5 pages A4 : logement, voyageur et horaires, relevés des compteurs, clés et badges, état pièce par pièce, inventaire des équipements, anomalies chiffrées, pièces jointes et signatures. Le PDF s'imprime tel quel, la version Word se modifie pour coller à votre logement.
Pour en tirer le meilleur parti :
- Adaptez une fois la version Word à votre logement : nombre de chambres, équipements, quantités prévues. Gardez ce fichier comme base.
- Imprimez un exemplaire par séjour. Les colonnes entrée et sortie sont sur la même ligne, la comparaison se lit d'un coup d'œil.
- Utilisez les codes d'état du modèle (bon état, usure normale, dégradé, hors service, absent) plutôt que des appréciations libres. Ils obligent à séparer l'usure normale de la vraie dégradation, la distinction sur laquelle Airbnb tranche.
- Numérotez vos photos par pièce (CUI-01, SDB-03…) et reportez la référence sur chaque ligne. Sans ce lien, une photo isolée perd une grande partie de sa valeur.
- Envoyez une photo ou un scan de la page d'entrée remplie au voyageur, par la messagerie Airbnb, le jour de son arrivée.
- En cas de dégât, la page « Anomalies constatées » et la liste des pièces jointes servent de trame directe à votre demande dans le Centre de résolution.
Le modèle reste un document : il ne prend pas les photos à votre place et ne garantit pas que deux intervenants procèdent de la même façon. Si vous gérez plusieurs logements ou si l'état des lieux est confié à vos équipes de ménage, le même contenu existe dans Check Easy sous forme de parcours guidé, avec les photos rattachées à chaque pièce.